1. Home-Office Basis schaffen:

• Aktivieren Sie alle verfügbaren Devices wie Laptops oder Mobiltelefone und senken Sie ggf. die Hürden für die Nutzung privat erworbener und genutzter Endgeräte wie Laptops, etc.
• Klären Sie im Vorfeld ab, in welcher Form die Mitarbeiter Zugang zu den Dateien bzw. Servern erhalten (VPN, M365 etc.).

2. Klare Botschaften setzen:

• Formulieren Sie die Abordnung ins Home-Office begründet und mit der Ankündigung regelmäßiger Updates für die Fortdauer des Zustands.
• Verpflichten Sie Ihre Mitarbeiter, sich regelmäßig über den aktuellen Stand z.B. auf der Intranetseite oder regelmäßiger Mailkontrolle zu informieren.

3. Information bereitstellen:

• Wichtige Telefonnummern und Informationsquellen zur IT-Ausstattung, Reiseabwicklungen bzw. -stornierungen sowie die geltenden Regeln sollten kompakt gesammelt sein und den Mitarbeitern über das Intranet oder per Mail zur Verfügung stehen. Ggf. ist hier auch die Weitergabe privater Telefonnummern der Mitarbeitenden erforderlich. Jedoch Achtung, diese müssen damit einverstanden sein.

4. Kommunizieren Sie:

• Fordern Sie Ihre Abteilungen und deren verantwortliche Führungskräfte zu regelmäßiger und aktiver Kommunikation unter Nutzung aller verfügbaren Telemedien auf. Diese umfassen regelmäßige Telkos, E-Mails, ggf. Chats oder andere Collaboration- Softwarepakete. Moderne Collaborationstools wie Microsoft Teams, Skype Business etc. helfen dabei.
• Reden, nicht nur schreiben: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden dafür, nicht zu stark in den schriftlichen Kommunikationsmodus zu verfallen. So praktisch und planbar geschriebene Mitteilungen oder Informationen auch sind, Sie sollten unbedingt dazu animieren, auch das direkte, gerne auch kurz informelle Gespräch zu suchen. Das direkte Gespräch via Telefon oder Videokonferenz »stört« nicht, sondern ist wichtiger kommunikativer Bestandteil des Arbeitsalltags, das auch als Zeichen von Wertschätzung und persönlicher Fürsorge empfunden wird.

5. Schaffen Sie Verbindlichkeit und Transparenz:

• Führen Sie klare und verbindliche Absprachen über Themen, die die reibungslose Teamorganisation unterstützen, ein: Zum Beispiel das dauerhafte Aktualisieren von individuellen Kalendern und Verfügbarkeiten, das Freischalten von Kalender für das ganze Team, die Festlegung der Zeiten der Regelkommunikation, die Absprache individueller Verfügbarkeiten und der Umgang mit Anforderungen, die z.B. außerhalb der üblichen Geschäftssituationen entstehen, fördern das erfolgreiche virtuelle Miteinander.

6. Stellung zeigen:

• Melden Sie sich selbst als Geschäftsleitung regelmäßig »aus dem Orbit«. Gerade in Zeiten wie in der Coronakrise sind die Mitarbeiter verunsichert. Die Kraft und verbindende Wirkung persönlicher Ansprachen z.B. per Rundmail oder unternehmensweiter Telko-Ansprachen in einer solchen Ausnahmesituation kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.

7. IT-Support:

• Sorgen Sie dafür, dass ausreichende IT-Experten vorhanden sind, die Ihren Mitarbeitern bei Fragen und Problemen weiterhelfen können. Nutzerprobleme sollten dabei möglichst umfänglich und schnell behandelt werden. Dehnen Sie hierfür evt. auch typische Arbeitszeiten aus oder stocken Sie Ihr Team auf. Sorgen Sie gut für diese wichtigen Kolleginnen und Kollegen, von deren Arbeit zurzeit besonders viel abhängt.

Diese Tipps sind eine Mischung aus den Empfehlungen des Fraunhofer Instituts und unserer persönlichen Erfahrung im Unternehmen, denn viele unserer Mitarbeiter sind seit Jahren auch remote aus dem Home-Office für unsere Kunden da. Bei Fragen stehen wir Ihnen sehr gerne  zur Verfügung.